Introdução
Esse artigo vai tentar explicar como utilizar um pool de recursos em diferentes projetos com MS Project Professional 2007. Esse artigo não trata de utilização de pool de recursos através da solução BPM MS Project Server 2007 e Project Professional 2007, mas sim de como compartilhar os mesmos recursos em diferentes arquivos do MS Project que representam diferentes projetos, stand-allone, numa mesma máquina.
Esse caso pode ser bem comum se você trabalha numa empresa que não possui uma solução BPM mas mantém uma série de projetos que precisam compartilhar recursos e utiliza o MS Project 2007 Professional para auxiliar no gerencimanto desses projetos. Isso é particularmente verdadeiro se você observar as atividades da equipe de gerenciamento de projeto e do próprio gerente de projetos.
Organizado os Arquivos
Vamos começar organizando os arquivos, criando uma pasta exclusiva para os arquivos que vamos utilizar, no caso, eu vou chamá-la de “Projetos”.
O primeiro arquivo que eu vou criar, no MS Project, incluirá os recusos da minha empressa. Eu vou abrir o programa no modo de exibição “Planilha de Recusos” e começar a registrar a equipe. Vou cadastrar quatro nomes e salvar o arquivo como “Pool de recursos.mpp”. Você deverá usar este arquivo para cadastrar os recursos que serão compartilhados pelos projetos.
Criemos então o arquivo do primeiro projeto com algumas atividades. Não nos preocuparemos com os aspectos do gerencimanto do projeto nem com boas práticas em cronogramas. A intensão é apenas demonstrar como compartilhar os recursos em diferentes arquivos.
Nosso projeto terá um pacote de trabalho com apenas três atividades. Vamos chamá-lo de Projeto1, com o Pacote A contendo as tarefas a, b e c. A Tarefa a começa em 15/02 e tem duração de 5 dias com término em 19/02. A Tarefa b dura mais 2 dias, até 23/02 (descontando o final de semana) e a Tarefa c mais 3 de 24/02 a 26/06. Portando, nosso projeto vai de 15 a 26 de fevereiro durando 10 dias.
O segundo projeto do exemplo tem uma estrutura semelhante. Para podermos verificar o efeito do compartilhamento de recursos entre projetos, vamos nos preocupar em criar atividades no Projeto 2 que tenham períodos de trabalho que se sobreponham aos períodos das atividades do Projeto 1.
O cronograma do Projeto 2 conterá o Pacote B contendo as tarefas d, e e f. A Tarefa d começa em 15/02 e tem duração de 3 dias com término em 17/02. A Tarefa e dura mais 3 dias, até 22/02 e a Tarefa f mais 4 dias de 23/02 a 26/06. Portando, nosso projeto vai de 15 a 26 de fevereiro durando 10 dias.
Atribuindo os Recusos do Poll
Para utilizar o arquivo “Pool de recursos.mpp” ele precisar estar carregado na memória (aberto).
Com o projeto 1 aberto clique em Ferramentas > Compartilhamento de Recursos > Compartilhar Recurso. Uma janela de diálogo irá se apresentar, selecione Usar recursos e no combo De escolha o arquivo onde cadastrou os recursos da empresa, no caso “Pool de recursos.mpp”;
Façamos a mesma coisa na atividade d do projeto 2. Ou seja, vamos configurar o arquivo para utilizar o pool de recursos e atribuir o Alexandre Wagner à atividade.
No exemplo, forçamos uma superalocação do Alexandre Wagner atribuindo-o às atividades a e d que tem períodos concorrentes. Isso pode ser verificado nas exibições e planilhas referentes à recursos disponíveis no MS Project. Vejamos uma exibição composta de Uso dos recursos e Gráfico de recursos.
Eduardo Espirito Santo 